Beispiel 3 - ein neues E-Mailsystem

Von der Ablösung des alten Host-basierten eMailsystems durch Microsoft Outlook verspricht sich die Versicherung XY einen deutlichen Produktivitätssprung. Leider sehen das die 5.400 Mitarbeiter an fünf Standorten ganz anders und stehen der Veränderung sehr skeptisch gegenüber. Der Betriebsrat steht auf der Seite der Mitarbeiter und fordert umfangreiche Unterstützungsmassnahmen.

Nach den ersten Angeboten von Trainingsanbietern muss bei eintägigen Veranstaltungen für Gruppen von zehn Teilnehmern mit rund 540 Schulungstagen und Kosten von rund 270.000 € gerechnet werden. Eines der Institute bietet halbtägige Massnahmen an, was bei einem leicht erhöhten Tagessatz eine Einsparung von rund 1/3 bedeuten würde.

Unser Vorschlag ist komplexer aber vielfach effektiver: Blended Learning –– in diesem Fall eine Kombination aus motivierender Showveranstaltung, gefolgt von Training in Form von eLearning, Coaching oder Workshops.

Die Zustimmung der Mitarbeiter steht als wichtigstes Element im Fokus. Deswegen werden alle Mitarbeiter über das Schulungs- und Betreuungskonzept im Vorfeld der Massnahmen eingehend per Rundschreiben informiert.

Im grossen Festsaal der Zentrale und in den grössten Räumen der Niederlassungen finden zweistündige Motivationspräsentationen für bis zu 200 Teilnehmer statt. Speziell ausgebildete Trainer stellen die neue Software mit ihren Highlights in angenehmer Atmosphäre vor und erzeugen ein positivere Grundstimmung. Ausserdem wird eine Kurzeinweisung in die Bedienung der eLearning Software gegeben.

Am Arbeitsplatz erwartet die Mitarbeiter ein sehr intuitiv zu bedienendes eLearning Programm, das das Vorwissen der Mitarbeiter (eMail ist ja im Prinzip schon bekannt) berücksichtigt und schnell Antworten auf die häufigsten Fragen gibt. Selbstverständlich ist ein Tutor per eMail oder Telefon jederzeit erreichbar.

In der Woche nach der Umstellung sind Trainer im Hause der Versicherung, um spezielle Fragen oder Probleme zu klären. Per eMail oder Telefon können sich die Mitarbeiter Zeiten bei diesen Trainern buchen.
Für die Mitarbeiter denen das alles noch nicht reicht, werden Workshops angeboten, zu denen sie sich anmelden können und in denen auf herkömmliche Weise im Frontalunterricht gelehrt wird.

Eine solche Vorgehensweise führt nicht nur zur Akzeptanz durch Betriebsrat und Mitarbeiter, sondern spart schätzungsweise rund 60 - 90.000 € und durchschnittlich pro Mitarbeiter rund 50% der für ein Klassenraumtraining benötigten Zeit.